Beoordelingen en functioneringsgesprekken

Kritiek geven en kritiek krijgen is moeilijk. We houden er niet zo van om beoordeeld te worden. Het beperkt ons gevoel van autonomie en controle en daarom is er altijd wel een innerlijk stemmetje dat zich verzet tegen de (meestal jaarlijkse) beoordelingsronde. Toch passen veel organisaties dit werknemeronvriendelijke instrument nog steeds toe.

Personeelsbeoordelingssystemen

Een objectief en betrouwbaar beoordelingssysteem bestaat niet. Daarom zie je ook dat in veel organisaties regelmatig nieuwe beoordelingssystemen worden ingevoerd. Het management hoopt dan dat het nieuwe systeem de prestaties van de medewerkers beter meet en hen meer motiveert.

Niet alleen de gebruikte systemen kennen mankementen. Er zit ook veel ‘ruis’ bij de beoordelaar en de beoordeelde. Een accountmanager, bijvoorbeeld, kan pech hebben dat een belangrijke klant failliet ging en de rest van de markt ook is ingezakt. Hij zal het niet terecht vinden als hij voor zijn omzetvermindering een negatieve beoordeling krijgt. De leidinggevende daarentegen vond hem misschien wat lui en minder gemotiveerd de laatste tijd. Het verschil in visie kan aanleiding zijn tot onenigheid.

Zo zijn er meer nadelen van beoordelingssystemen. Een beoordelingssysteem is niet nodig om een organisatie of de medewerkers daarin goed te laten functioneren. Er zijn genoeg organisaties waar geen formeel beoordelingssysteem is. Dat spaart het management en personeelszaken veel tijd en geld. En de medewerkers ergernis. In de meeste organisaties wordt echter nog steeds jaarlijks een beoordelingsronde gehouden. Ondanks de nadelen is daar ook wel wat voor te zeggen. In elk geval nemen beoordelaar en beoordeelde (leidinggevende en medewerker) op zo’n moment de tijd om over het functioneren te praten. Een goed moment om lastige zaken te bespreken en aandacht voor een aantal zaken op het werk te vragen.

Hoe werk je mee aan een goed beoordelingsgesprek?

• Een belangrijke conflictbron is dat de medewerker niet altijd op de hoogte is van de beoordelingscriteria. Vraag daarom ruim van tevoren op welke criteria je beoordeeld gaat worden, het formulier dat gebruikt wordt en de uitleg/toelichting daarbij.

• Vraag je leidinggevende regelmatig om feedback. Is hij of zij tevreden over je werk? Welke dingen kunnen verbeterd worden? Op die manier zou eventuele kritiek nooit als een verrassing moeten komen.

• Luister aandachtig naar je leidinggevende tijdens het beoordelingsgesprek en geef hem of haar de ruimte om te zeggen wat hij of zij bedoelt. Reageer niet direct met een ontkenning, want verdedigen komt niet sterk over en bevestigt vaak het oordeel van je gesprekspartner. Vraag je leidinggevende om kritiekpunten met voorbeelden aan te tonen en weerleg ze rustig als je denkt dat ze niet waar zijn.

• Je bent niet verplicht iets te tekenen, zeker niet voor akkoord. Mocht je nou een buitengewoon positieve beoordeling krijgen, dan kan het natuurlijk geen kwaad, maar elke beoordeling verdwijnt voor jaren in je dossier. Negatieve beoordelingen kunnen op een gegeven moment tegen je gebruikt worden.

• Bewaar zelf ook kopieën van al je beoordelingen. Als je het met een beoordeling niet eens bent, schrijf dan een nette weerlegging ter opname in je dossier. Die bewaar je (natuurlijk) zelf ook.

Loopbaangesprekken: valkuilen en vaardigheden

Functioneringsgesprekken

Het verschil met een beoordeling is dat een functioneringsgesprek doorgaans niet wordt afgesloten met het invullen van een kruisjeslijst of ander beoordelingsformulier. Soms wordt wel een gespreksverslag gemaakt. Een functioneringsgesprek heeft, zoals dat heet, geen “rechtspositionele” (ambtenaren) of “arbeidsvoorwaardelijke” (werknemers) consequenties. Soms is er een half jaar voor de beoordelingsronde een ronde van functioneringsgesprekken om de medewerker in de gelegenheid te stellen eventuele tekortkomingen te verbeteren.

In sommige organisaties waar het beoordelingssysteem is afgeschaft, worden in plaats daarvan regelmatig functionerings- of resultaatgesprekken gehouden. De noodzaak om met enige regelmaat als leidinggevende en medewerker over het functioneren te praten blijft immers bij beide partijen aanwezig. En het kan ook geen kwaad om dat op min of meer gestructureerde wijze te doen. In dergelijke functioneringsgesprekken stelt de leidinggevende zich meer op als coach. Toch blijft het zaak om nuchter naar de feiten te kijken: een leidinggevende is verantwoordelijk voor de prestaties van de afdeling en dus ook van jou. Coach of geen coach, aan het einde van de dag tellen de prestaties.

Grijp de kans maar pas wel op

Zoals hierboven al kort aangestipt is een positief punt van zowel beoordelings- als loopbaangesprekken dat je aandacht voor jezelf krijgt. Maak daar ook gebruik van, door bijvoorbeeld eventuele wensen ten aanzien van je loopbaan te bespreken. Een functieverandering of opleidingswens kun je op zo’n moment prima onder de aandacht brengen. Bijkomend voordeel is dat je zo zelf een bespreekpunt naar voren brengt en dus in het gesprek initiatief toont.

Let wel op voor de valkuilen van het beoordelingsgesprek. Als je leidinggevende zegt dat het gesprek bedoeld is om je te helpen, bedenk dan dat ze vooral het bedrijf en zichzelf willen helpen. ‘Al te goed is buurmans gek’, luidt het spreekwoord en dat geldt voor beoordelingsgesprekken ook. Houd goed je eigen belangen in de gaten. In het artikel “Acht dingen die je beter niet kunt zeggen tijdens je functioneringsgesprek” krijg je nog een paar tips om je beoordelingsgesprek goed door te komen.

Lees meer over werk: